Nota-se que em âmbito municipal tem sido muito lenta a formulação e aprovação de dispositivos legais suplementares que institucionalizem os arquivos e definam critérios seguros para a gestão e o acesso aos documentos produzidos e acumulados pelas administrações municipais

No entanto, o artigo 23, inciso III, da Constituição Federal, inclui entre as funções de competência comum da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, a proteção dos documentos, obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos. E o artigo 24, inciso VII, conferiu à União, aos Estados e ao Distrito Federal competência concorrente para legislar sobre proteção ao patrimônio histórico, cultural, artístico, turístico e paisagístico.

É de se registrar, ainda, que no artigo 30, inciso IX, aos Municípios foi delegada a competência para “promover a proteção do patrimônio histórico-cultural local, observada a legislação e a ação fiscalizadora federal e estadual”. É essa ação fiscalizadora, constitucionalmente prevista, que o Arquivo Público do Estado tem empreendido em relação ao patrimônio arquivístico do Estado de São Paulo.

De fato, a descentralização político-administrativa confere aos Estados e Municípios autonomia para legislar de forma complementar sobre os documentos públicos gerados na esfera de suas competências (Constituição Federal, art. 30 e Lei Federal n.º 8.159/91, art. 21)), desde que respeitadas as disposições previstas na Constituição Federal de 1988 e na Lei federal de Arquivos n.º 8.159/91.

A implantação de políticas públicas de gestão documental em esfera municipal é condição indispensável para que as administrações municipais possam assegurar o acesso à informação, o controle das finanças públicas e a transparência administrativa, bem como agregar qualidade aos seus serviços, de maneira a atender às crescentes demandas das sociedades modernas.

Cumpre lembrar que, com o processo de redemocratização do país e a promulgação da Constituição Federal de 1988, reconhecidamente avançada em relação à garantia dos direitos fundamentais, a questão dos arquivos e documentos públicos ganhou novo estatuto jurídico, eis que se transformaram em instrumentos capazes de assegurar direitos individuais e coletivos, bem como o exercício pleno da cidadania. Além do mais, o direito consagrado de acesso às informações contidas nos documentos gerados pelos Poder Público constitui instrumento de controle social e de transparência administrativa:

É assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional (CF, art. 5.º, XIV) Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado (CF, art. 5.º, XXXIV) A lei só poderá restringir a publicidade dos atos processuais quando a defesa da intimidade ou o interesse social o exigirem (CF, art. 5.º, LX)

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas (Lei 8.159/91, art. 4.º )

A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma
desta Lei (Lei 8.159/91, art.5.º)

É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos (Lei 8.159/91, art.22)

Por todo o exposto, a implementação de políticas municipais de arquivo constitui-se em matéria do mais elevado interesse público e social e não deve acomodar-se às conveniências de momento da administração, sob a alegação de falta de espaço ou insuficiência de funcionários, e muito menos a eventuais limitações de ordem técnica de seus formuladores. Trata-se, reiteramos, de questão de natureza técnica e de interesse público que o Arquivo Público do Estado sente-se com total legitimidade, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP, para estimular, colaborar e fiscalizar, senão por todas as razões já apresentadas, apenas pelo indeclinável dever imposto pela responsabilidade de cidadania e pelos interesses difusos de toda a coletividade.

A institucionalização de Arquivos Públicos Municipais: fundamentos legais A legislação brasileira sobre arquivos e documentos públicos é inequívoca sobre o dever e a responsabilidade do Poder Público, em todas as esferas (federal, estadual e municipal) para com a gestão integral da documentação governamental: Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Constituição Federal, art. 216, parág. 2.º)

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação (Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º)

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 3.º)

É preciso considerar, ainda, que a formulação e a implementação de política de gestão documental é atribuição da instituição arquivística pública, ou seja, do Arquivo Público, em sua respectiva esfera de atuação. A inexistência, portanto, de Arquivos Públicos institucionalizados, em âmbito municipal, impede uma eficiente e eficaz administração dos documentos gerados ou acumulados pelas administrações municipais e, em decorrência, o cumprimento da legislação vigente:

Art. 7.° - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, legislativas e judiciárias.Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

Parágrafo 4.º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. (Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991). Cabe, também, à instituição arquivística pública autorizar a eliminação de documentos públicos e, por conseguinte, aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade, instrumento que define prazos de guarda para os documentos e determina sua destinação final, ou seja, sua eliminação ou guarda permanente:

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 9.º) A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9.º da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96, art. 12, parágrafo único).

A efetividade de políticas de gestão documental nos municípios decorre da existência e da atuação técnica de instituições arquivísticas públicas em âmbito municipal, ou seja, de Arquivos Públicos Municipais. Por isso, a Constituição Federal e a Lei Federal de Arquivos delegam aos Estados, Distrito Federal e Municípios a responsabilidade de regulamentar a gestão e o acesso aos documentos públicos através de dispositivos legais suplementares:

Art. 30 - Compete aos Municípios:
I - legislar sobre assuntos de interesse local;
II - suplementar a legislação federal e a estadual no que couber;
IX - promover a proteção do patrimônio histórico-cultural local, observada a
legislação e a ação fiscalizadora federal e estadual.(Constituição Federal de 1988 )

Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei. (Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991).

Art. 23 – Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos
órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. (Lei
Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991).

Em âmbito municipal, a regulamentação pelos Prefeitos e Câmaras Municipais da Lei Federal de Arquivos nº 8.159/91 criando os Arquivos Públicos e definindo critérios para a gestão documental faz-se, portanto, indispensável e urgente para que as administrações públicas municipais possam alcançar níveis mais elevados de economia, transparência e qualidade.