Sistema de Arquivos
O que é o SAESP?
Instituído em 19 de outubro de 1984, por meio do Decreto nº 22.789, o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP representa o conjunto de unidades técnicas de arquivo e protocolo dos órgãos e entidades da Administração Estadual, funcionando de forma integrada, em conformidade com normas e procedimentos técnicos comuns emanados do órgão central do Sistema, o Arquivo Público do Estado. Podem também integrar o SAESP, por meio de convênio ou termo de cooperação técnica, os municípios paulistas, o Ministério Público e a Defensoria Pública, bem como os Poderes Legislativo e Judiciário do Estado.
O SAESP tem como objetivos principais:
- assegurar a proteção e a preservação dos documentos do Poder Público Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade;
- harmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos, atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação;
- facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público de acordo com as necessidades da comunidade.
Gestão do SAESP
O Departamento de Gestão do SAESP é responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental em toda a Administração Estadual Paulista. É sua responsabilidade coordenar o funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP e definir as diretrizes, as normas e os procedimentos que assegurem a gestão, o acesso e a preservação de documentos públicos e privados, convencionais ou digitais, que encerram valor probatório e informativo relevante.
Para exercer em plenitude suas atribuições legais, o Departamento mantém interlocução permanente com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA , visando à integração e aprimoramento contínuo das atividades de arquivos e protocolos e à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos.
Ainda, nesse sentido, cabe ao Departamento analisar e recomendar a autorização para se proceder à eliminação de documentos públicos estaduais desprovidos de valor permanente.
Nesse contexto, merece destaque a parceria com o Ministério Público Estadual, visando o desenvolvimento de ações conjuntas que assegurem a gestão, o acesso pleno e a preservação do patrimônio arquivístico público do Estado de São Paulo, bem como a integração do Ministério Público ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP. A parceria com o MP, por suas características inovadoras, tem se tornado uma referência para as demais instituições arquivísticas do país.
O Departamento é responsável também pelo programa permanente de assistência aos municípios paulistas visando à criação de arquivos públicos municipais e à implementação de políticas municipais de gestão, acesso e preservação de documentos.
A gestão técnica e sistêmica da documentação do Governo do Estado de São Paulo é condição indispensável para o pleno acesso às informações públicas, por esse motivo a atuação do Departamento constituiu-se em serviço essencial para o controle e transparência da administração pública estadual, bem como para a garantia de direitos individuais e coletivos e o exercício pleno da cidadania.