Artigo
A ampliação do acesso aos arquivos e sua implicação para o entendimento da descrição arquivística

Increasing archives access and its implication for understanding archival description

Maria Blassioli Moraes[*]

Resumo:

O artigo analisa como a atividade de descrição arquivística está se adaptando frente às novas demandas de acesso aos arquivos. Para tanto, partimos da leitura da bibliografia especializada para buscar uma aproximação aos conceitos de descrição arquivística, de acesso à informação e, ainda, para entender como se desenvolveu a produção das normas de descrição elaboradas desde os anos de 1980. Percebemos como a descrição tem sido utilizada para possibilitar o controle e o conhecimento sobre o arquivo por parte dos arquivistas e para possibilitar o acesso aos arquivos para públicos específicos. Diante deste panorama, levantamos questões a respeito da necessidade de mudanças nas normas de descrição para que elas possam responder às atuais exigências de amplo acesso e concluímos que há a necessidade de produção de estudos a respeito do usuário e do uso dos arquivos para que se possa repensar as normas de descrição.

Palavras-Chave: Descrição arquivística. Acesso à informação. Ciclo vital

Abstract:

The article analyzes the ways the activity of archival dscription is being adapted to the new demands for archives access. Therefore, we start by reading the specialized bibliography to explore the concepts of archival description and information access and to understand how the production of description norms has been developed since the 1980s. It’s perceived how the description has been used to enable archivists to control and acknowledge the archive and to enable archives access for specific users. Given this scenario, we raised questions concerning the need for changes in description norms so that they can respond to the current requirements for wide access and concluded that there is a demand for studies regarding the user and the use of archives in order to rethink description guidelines.

Keywords: Archival description. Access to information. Life cycle

Introdução

A abertura dos arquivos públicos para a sociedade transpareceu no final do século XVIII, inicialmente na França e em decorrência das transformações observadas a partir da Revolução Francesa (1789). Os ideais ressaltados durante a Revolução Francesa e relacionados ao fim do Antigo Regime, e a consequente inauguração da República, trouxeram à tona a ampliação de direitos para a sociedade francesa. Entre esses direitos, visualizaram-se aqueles relacionados ao acesso aos arquivos públicos, criação do arquivo nacional e responsabilização, do Estado, pela preservação da documentação produzida e acumulada pela administração pública e também da documentação cartorial, referente às propriedades confiscadas.

Rosseau e Couture (1998) e Schellenberg (2006) perceberam a importância da centralização dos arquivos, na França, com a criação do Arquivo Nacional, preservação dos registros da administração pública e na manutenção dos direitos das pessoas e das instituições. Além do Arquivo Nacional, foram criados também arquivos departamentais.

Esse movimento provocou ações correlatas em outros países como Portugal e Espanha que durante o século XIX também incorporaram os arquivos cartoriais em seus arquivos nacionais. (SILVA, 2009).

A Inglaterra, em 1838, criou seu arquivo central objetivando a preservação e o acesso aos documentos públicos e por iniciativa de historiadores. Assim, aconteceu também nos Estados Unidos, onde ainda no final do século XIX surgiram esforços para a criação do Arquivo Nacional, que, por fim, foi erigido somente em 1934.[1]

Também datado do final do século XIX, o Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos, elaborado pelos arquivistas holandeses Muller, Feith e Fruin (1973), apresentou importantes orientações para o tratamento dos arquivos, constituindo-se como referência para a cristalização da arquivística e indicando sua independência em relação às outras áreas do conhecimento como a História. Ruptura que só viria a acontecer de fato no século XX. Segundo Armando Malheiro da Silva, “aspectos que em nossos dias são considerados essenciais, como o conceito de arquivo, a organização dos documentos, a descrição, os inventários, o uso de normas etc., estão todos eles tratados nesta obra”. (SILVA, 2009, p.115). Lúcia Maria Velloso de Oliveira (2010) destacou que os arquivistas holandeses apontaram a necessidade de normalização da descrição arquivística, visando à produção de instrumentos de pesquisa para facilitar a busca e o controle dos arquivos. O Manual informa que à descrição “cumpre, contudo, facilitar e simplificar ao máximo a consulta do arquivo. Para tanto, há vários meios: índices, calendários, códices diplomáticos, etc.” (MULLER; FEITH; FRUIN, 1973, p. 79). O inventário, no entanto, será o instrumento mais importante que representará as séries documentais e funcionará como um guia ao pesquisador.

A iniciativa francesa foi importante ao apresentar a necessidade de se abrir os arquivos públicos para a sociedade e esta percepção foi rapidamente incorporada pelas demais nações européias. Nos séculos XIX e XX sucederam-se diversas ações no sentido de produzir instrumentos de pesquisas como guias, inventários e catálogos que permitiriam melhorar o acesso aos historiadores, pesquisadores que até então estavam mais presentes nos arquivos.

Somente a partir da segunda metade do século XX que observamos uma discussão mais acalorada em relação à normalização da descrição arquivística. Países como Inglaterra, Canadá e Estados Unidos procuraram produzir normas para a produção de instrumentos de pesquisa. Também datam do século passado os debates e avanços relativos à avaliação documental, sendo que, neste cenário, a produção, a acumulação e as transferências de documentos produzidos durante e posteriormente às duas grandes guerras mundiais (1914-1918 e 1939-1945) motivaram esta reflexão e a elaboração de saídas para a resolução de problemas relacionados à acumulação de documentos. Tivemos como resultado a criação do arquivo intermediário e a elaboração de critérios para a eliminação de documentos e para sua preservação permanente (SCHELLENBERG, 2006).

Desde meados do século XX, a proliferação de novas tecnologias tem interferido na forma de organização e de difusão dos arquivos. Sistemas de informação para gerenciar documentos e conteúdos, equipamentos que realizam a reprodução de documentos, a produção de documentos nato-digitais, entre outros aspectos referentes às novas tecnologias têm transformado, sobretudo, demandas relacionadas ao acesso.

Entre final do século XX e início do XXI, a demanda de pesquisa aos arquivos se ampliou significativamente, incentivada, em grande parte, pela legislação relativa ao direito de acesso à informação e pela implementação das novas tecnologias da informação. Este cenário trouxe, aos arquivos, usuários para além dos pesquisadores acadêmicos das áreas das humanidades que eram considerados usuais e, ainda, a necessidade de pesquisa aos arquivos em fases corrente e intermediária.

Mostra-se imperativo compreender quais são as consequências dessas mudanças para a descrição dos documentos e como a descrição se adaptará às demandas de acesso e ao mesmo tempo preservará os princípios que norteiam a ciência dos arquivos. A descrição dos arquivos, desenvolvida sob o modelo do ciclo vital, não surge como uma atividade realizada desde o momento de produção do documento. Há urgência no desenvolvimento de estudos que identifiquem as necessidades do novo público dos arquivos e de normas de descrição que favoreçam o acesso.

Descrição arquivística

Luciana Duranti (1993) investigou a origem do conceito de descrição arquivística e sua evolução, objetivando compreender se a descrição era uma função da arquivística. Esclareceu que o termo começou a ser usado na década de 1970, quando no glossário da Society of American Archivists (SAA), em 1974, foi definido como “o processo de estabelecer controle intelectual do acervo através da elaboração de instrumento de pesquisa”(EVANS, 1974, apud DURANTI, 1993, p. 47, tradução nossa )[2].

A partir desta definição, outras surgiram e que mencionaram a necessidade da descrição para fins de controle e de acesso aos arquivos, mas nem todas as definições incluíam a elaboração de produtos como os instrumentos de consulta.

Segundo Duranti, até o século XVIII os documentos eram descritos por item e diversas vezes, nos arquivos, constituíram-se conjuntos de documentos considerados importantes para a pesquisa e que eram retirados de seus fundos para formarem o que era chamado de “miscelânea”. Esta descrição respeitava um arranjo definido por uma organização por assunto ou por ordem cronológica.

A partir do século XIX, a descrição ganha outro entendimento quando o desenvolvimento do princípio de respeito aos fundos e da ordem de origem trouxeram consequências para a descrição que passou a ser feita de acordo com este arranjo, preservando o contexto de produção, a história arquivística e a relação entre os documentos de um mesmo fundo.

Segundo a autora, já no século XX outros aspectos foram responsáveis ainda pela revisão do conceito de descrição e que são o grande volume de documentos com o qual os arquivistas tinham que lidar e a crescente demanda de acesso provinda de um público cada vez mais amplo e geral. Duranti concluiu sua reflexão, publicada em 1993, afirmando que a descrição não é uma função da arquivística e que é, sim, atividade que serve às funções de comunicação e de preservação. Entende que é em decorrência disto que a descrição não apresentou um conceito universalmente reconhecido e que não obteve progresso constante em seu uso.

O Dicionário de Terminologia Arquivística organizado por Heloísa L. Bellotto e por Ana Maria Camargo e publicado em 1996, definiu descrição como o “conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permite a identificação dos documentos e a elaboração dos instrumentos de pesquisa” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.23); o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, publicado pelo Arquivo Nacional, em 2005, definiu descrição como o “conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.67). Apesar da semelhança entre as duas definições, podemos apontar uma diferença significativa e que se relaciona à identificação dos documentos, que consta na definição do dicionário elaborado por Camargo e Bellotto. Pensar na identificação dos documentos e na produção dos instrumentos de pesquisa como atividades da descrição indica compreendê-la como um processo, pois existe um longo caminho que se deve percorrer entre a identificação documental e a produção de tais instrumentos. Já o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística sugere que a produção de instrumentos de pesquisa é o objetivo da descrição arquivística.

Como bem indicou Flávia Carneiro Leão (2006), na literatura arquivística é possível apreender algumas concepções sobre o conceito de descrição arquivística. Segundo a autora, a descrição arquivística se apresenta ora como um processo; ora como atividade focada na produção de instrumentos de pesquisa e ainda com a finalidade de facilitar o acesso ao conteúdo dos documentos.

Flávia Carneiro Leão discutiu, em sua pesquisa, a respeito do conceito de descrição arquivística frente ao processo de normalização da descrição que culminou na produção da Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística - ISAD (G), na década de 1990. A Autora destacou justamente as mudanças advindas da organização arquivística que passaram a orientar a forma de produção dos instrumentos de pesquisa, ou seja, não seriam mais as linhas de pesquisas ou os interesses dos pesquisadores que definiriam como seriam elaborados os instrumentos, mas sim a organização dos conjuntos documentais segundo sua proveniência e ordem original. Também segundo a autora, o momento atual em que se apresentam ferramentas tecnológicas capazes de difundir documentos e informações atingem número cada vez maior e mais diversificado de usuários. Portanto, em face destes aspectos, justifica-se a necessidade de normalização da produção dos instrumentos de pesquisa. Para Flávia Carneiro Leão, a descrição é um processo que tem como objetivo a preservação de significado, o exercício de controle e a provisão de acesso e são os instrumentos de pesquisa que permitem atingir estes objetivos.

Antonia Heredia Herrera definiu a descrição arquivística como ”o processo de análise dos documentos de arquivo ou de seus agrupamentos materializados em representações que permitam sua identificação e localização e a recuperação para a gestão ou a pesquisa.” [3](HEREDIA HERRERA, 1991, p. 302, tradução nossa).

Para a autora, a descrição deveria ocorrer, nos arquivos, em seus níveis mais gerais como fundos e séries documentais primordialmente e, caso seja possível e necessário, poderia se chegar a uma descrição dos itens documentais em catálogos. Seria importante, neste entendimento, preservar a organização hierarquizada dos arquivos e, portanto, sua estrutura multinível.

Parece equivocado estabelecer o primeiro nível de descrição a partir do documento, materializado em um catálogo. Perdemos muito tempo insistindo que é necessário ir do geral ao particular, oferecendo uma visão de conjunto para em seguida decrescer. O catálogo é a etapa final da descrição e, portanto, estará no terceiro nível. Não podemos deixar de planejar que para os arquivistas, o objeto imediato é o arquivo e o mediato é o documento.[4] (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 307, tradução nossa).

Apesar de considerar a descrição como um processo de análise dos documentos que permite sua identificação, localização e recuperação e que pode servir tanto para a administração quanto aos pesquisadores, Heredia Herrera discorreu longamente sobre a descrição dos arquivos históricos ou permanentes que teriam seu uso atrelado diretamente à pesquisa científica. A elaboração de instrumentos de descrição permitiria o acesso destes pesquisadores, além do que possibilitaria maior controle do arquivo por parte dos arquivistas.

Já aos arquivos administrativos, em fase corrente e intermediária, a descrição serviria para otimizar a administração da instituição. Heredia Herrera aponta que “a descrição adequada desse grande volume de documentos economizaria esforço e facilitaria a gestão de tal maneira que a Administração seria mais eficaz e os administrados estariam melhor servidos.”[5](HEREDIA HERRERA, 1991, p.309, tradução nossa).

Percebemos, então, que para a autora a descrição se aplicaria ao arquivo em suas diferentes fases, mas não se daria como um processo que se desenvolveria continuamente durante todo seu ciclo de vida.

Theodore R. Schellenberg (2006) apresentou que a descrição seria aplicada ao arquivo em suas diferentes fases e ainda em diferentes atividades. Há a descrição aos documentos no momento de sua avaliação para eliminação ou guarda permanente e há a descrição dos documentos para busca. Mas, esta descrição não transparece como um processo contínuo que acompanharia o documento durante sua vida, embora aponte que a descrição para referência possa absorver elementos da descrição para a avaliação.

Segundo Theodore R. Schellenberg (2006, P. 289), “o material de arquivo é, em geral, descrito em termos de sua autoria, tipo, título e estrutura, quer as unidades a serem descritas sejam grandes ou pequenas”

Em sua análise de diferentes instrumentos de pesquisas utilizados em arquivos na Inglaterra, Alemanha, França e Estados Unidos, o autor notou que as descrições, em grande parte, respeitavam o arranjo atribuído aos arquivos. Observou a organização dos arquivos em grupos documentais e estes, por sua vez, em séries e, os instrumentos de pesquisa se traduziam em inventários e guias, mas também notou a existência de listas de documentos, nos quais se identificavam os itens ou peças.

Não havia naquele momento, meados do século XX, uma normalização para a descrição dos arquivos, mas as descrições naqueles arquivos, analisados por Theodore R. Schellenberg, partiam dos grandes grupos e respeitavam seu arranjo. O autor destacou ainda que, no Arquivo Nacional, nos Estados Unidos, levou-se em consideração aspectos relacionados à proveniência e à pertinência.

Heloísa Bellotto (2007) observou, assim como Leão, aspectos positivos na normalização da descrição arquivística proposta pela ISAD (G), uma vez que a norma propõe a descrição multinível, respeitando os níveis hierárquicos estabelecidos pela classificação e que o uso da norma facilitaria o entendimento das informações pelas diferentes instituições que a adotarem.

A autora percebe a descrição como atividade específica do arquivo permanente que necessita traduzir os conjuntos documentais em representações para possibilitar o acesso aos pesquisadores acadêmicos. “Os conteúdos, as tipificações das espécies documentais, as datas-baliza, as subscrições, as relações orgânicas entre os documentos e as ligações entre função e espécie, enfim, todos os elementos ligados às informações de interesse do historiador é que serão objeto do trabalho descritivo”. (BELLOTTO, 2007, p. 174). Todas as informações referentes à descrição dos documentos e destacadas pela autora sugerem o processo de trabalho desenvolvido pelo arquivista que, para tanto, acaba por se especializar nesta atividade que tem por objetivo produzir os instrumentos de pesquisa.

Segundo Heloísa Bellotto, os arquivos correntes utilizam outros instrumentos de gestão, como os planos de classificação e as tabelas de temporalidade, para busca e controle do acervo. Afirma também que caberiam aos arquivos em idade corrente as atividades de indexação e de controle de vocabulário.

Em decorrência das transformações tecnológicas que têm imposto mudanças na forma de produção e trâmite de documentos, de acesso e em relação ao público interessado nos arquivos, Heloísa Bellotto levantou questões importantes que precisam ser resgatadas e debatidas:

Existe perplexidade não só com relação à quantidade de documentos, mas também com a própria tipologia documental. Uma gama infinita de novos testemunhos, de novas fontes que se abrem à pesquisa histórica começa a desafiar a família dos instrumentos de pesquisa e a sua estrutura clássica. Será que guias, inventários, catálogos e índices tradicionais refletem as novas fontes, as inquietações dos novos pesquisadores e as novas temáticas da história? Até onde a informática agilizará os meios de busca? Por outro lado, os documentos legíveis por máquinas chegarão a ser rotineiros no trabalho arquivístico? (BELLOTTO, 2007, p. 177)

Antonia Heredia Herrera não chegou a questionar se os instrumentos de descrição existentes respondem à demanda da pesquisa frente a realidade cada vez mais evidente que traz em seu bojo a grande produção de documentos e a necessidade de controle e acesso aos mesmos. Entretanto, demonstrou inquietação em relação ao crescimento da demanda de pesquisa e a morosidade na produção destes instrumentos que não conseguem acompanhar a ampliação do número de pesquisas. Para isto, a autora indicou que há a necessidade de elaboração de planejamento para a descrição do arquivo, ou seja, um programa de descrição deveria resolver o problema.

Heredia Herrera verificou que a normalização da descrição seria importante para facilitar a tarefa dos arquivistas que se ocupam desta atividade. Afirmou que a normalização da descrição deve respeitar os diferentes níveis de organização do fundo de arquivo.

Lúcia Maria Velloso de Oliveira, em sua pesquisa sobre a descrição arquivística no âmbito dos arquivos pessoais, apresentou uma percepção mais crítica em relação à normalização da descrição. Ao contrário de Heredia Herrera, Bellotto e Leão, a autora acredita que as normas que orientam a elaboração dos instrumentos podem engessar a atividade da pesquisa científica que está atrelada à atividade da descrição, fazendo com que se torne puramente mecânica. Para Oliveira, todo arquivista deve também ser um pesquisador. Por outro lado, esta indicação se aproxima da afirmação de Bellotto de que o trabalho da descrição exige grande dedicação do profissional de arquivo, pois exige profundo conhecimento do arquivo.

Oliveira, assim como Heredia Herrera, Bellotto e Leão, também afirma que a descrição é um processo, mas mencionou ainda que este processo abrange todo o ciclo de vida do documento e não somente aqueles em idade permanente e que tem como objetivo a produção de conhecimento sobre o acervo. Segundo a autora, “descrição arquivística é uma representação produzida pelo arquivista, decorrente de um processo de pesquisa, com metodologia e métodos próprios da arquivologia, que objetiva a produção de conhecimento sobre os arquivos e o acesso aos mesmos”. (OLIVEIRA, 2010, p.11).

Por outro lado, Oliveira reconhece que o uso cada vez mais recorrente dos meios informáticos exige certa padronização para a transmissão da informação e melhor comunicação com o usuário. Neste sentido, o uso do vocabulário controlado seria amplamente benéfico.

“A definição de termos, sua conceituação e sua aplicação nas bases de dados sobre acervos – mesmo em camadas não aparentes para o usuário – possibilitam maior rapidez no processo de busca e oferece resultados relevantes que atendem às necessidades informacionais do usuário” (OLIVEIRA, 2010, p. 61).

Oliveira procura demonstrar a complexidade do processo de descrição e argumenta no sentido de que seu fim não é unicamente a produção de instrumentos de pesquisa, mas a construção de conhecimento sobre os arquivos e o acesso aos mesmos. Entretanto, Bellotto também apresentou uma série de tarefas que fazem parte do processo de elaboração da descrição e que para serem realizadas necessitam de pesquisa e de aprofundamento sobre o contexto de produção do acervo, sobre a identificação das tipologias, entre outros aspectos. Para Oliveira, entre as atribuições encontradas na descrição consta a análise tipológica, reconstrução do contexto arquivístico em seus principais eixos, a produção de um vocabulário controlado, de glossário e a pesquisa genealógica.

Outro aspecto que é necessário ressaltar em relação à descrição é a menção feita por Heredia Herrera, Schellenberg e Oliveira sobre a necessidade de construção de um programa de descrição e, da política de descrição, mencionada por Bellotto. Há consenso de que o planejamento das atividades de descrição deve responder a critérios relacionados à demanda do usuário, estado de conservação dos documentos, formação dos profissionais envolvidos e recursos financeiros de que dispõe a instituição.

Jean-Yves Rousseau e Carol Couture (1998) percebem a produção de instrumentos de gestão, para o arquivista e os de referência, para o pesquisador, como o objetivo da atividade de descrição. Entre os principais instrumentos de gestão, os autores destacaram o guia de gestão dos arquivos, o controle de autoridade, o tesauro, tabela de seleção, inventário dos documentos com diagnóstico das necessidades, listas de controle, quadro geral de classificação, registro de entradas no acervo e o guia de classificação oficial. Ressaltam que muitos dos instrumentos podem servir tanto para o pesquisador quanto para o arquivista. Entre os instrumentos de referência constam os guias, repertórios, inventários, catálogos e índices.

Neste início de século XXI somos obrigados a nos debruçar sobre o conceito de acesso aos arquivos.

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.19) definiu acesso como “1. possibilidade de consulta a documentos e informações e, 2. função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.”

A partir de 2010, um Grupo de Trabalho, ligado ao Conselho Internacional de Arquivos (CIA)[6] , começou a elaborar o documento “Princípios de Acesso aos Arquivos”, publicado em 2012. Para sua elaboração, o presente documento destacou a importância de outros que o antecederam como o Outline of a Standard European Policy on Access to Archives, produzido em início dos anos de 1990 e adotado pelo CIA em 1997. Outros documentos como o Código de Ética (1996) e a Declaração Universal sobre os Arquivos (2010) também trouxeram pontos que firmaram a importância em se garantir o acesso aos arquivos.

Portanto, a reflexão a respeito do acesso aos arquivos é algo recente, e são também recentes as produções das primeiras normas para descrição dos arquivos que datam dos anos de 1980 e 1990.

Em “Princípios de Acesso aos Arquivos” (2012), o primeiro princípio trata do direito ao acesso público aos arquivos de órgãos públicos e afirma que o acesso é fundamental para o fortalecimento da democracia, para a responsabilização, boa governança e engajamento cívico. Afirmou ainda que “todos os arquivos de órgãos públicos são abertos ao público, a menos que se enquadrem numa exceção legal” (CONSELHO INERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p.13).

Entendemos que para que a sociedade exerça o controle das contas públicas e do uso dos recursos financeiros é primordial que os arquivos estejam acessíveis desde o momento de sua produção e acumulação. Entretanto, na introdução dos Princípios, há a menção de que “os Princípios assumem que os arquivistas estão comprometidos, de modo proativo, com a transferência de documentos de valor permanente para a custódia arquivística, quando o acesso se torna mais prontamente franqueado ao público do que sob custódia do órgão de origem” (CONSELHO INERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p.10).

Segundo Schellenberg (2006), o acesso aos arquivos possibilitou o desenvolvimento de pesquisa acadêmica, mas mesmo para a realização desta pesquisa deveria ser respeitado o prazo relacionado à segurança do Estado e à intimidade e honra da pessoa. O autor descreve com maior profundidade e preocupação sobre as possíveis situações relacionadas à restrição aos documentos de arquivo do que sobre a abertura dos mesmos ao acesso. Também o item a respeito do acesso é abordado em tópico diferente do que trata da descrição arquivística.

Havia, portanto, consenso entre os autores sobre o entendimento de que o acesso estava relacionado ao arquivo em idade permanente e que seria promovido por instituições responsáveis pela custódia destes arquivos e que seria ainda realizado através da produção e divulgação dos instrumentos de pesquisa.

Alguns dos autores sobre o qual discorremos questionaram a eficácia dos atuais instrumentos de pesquisa como guias, inventários, catálogos e índices. Ou seja, estes instrumentos não corresponderiam às necessidades de busca com precisão e também não conseguiriam conceder acesso com rapidez, aos acervos cada vez mais volumosos.

Percebemos, também, que apesar de entenderem a descrição como um processo, esta não se mostra como ação contínua que se estenderia desde a produção do documento, mas se atrelaria ao arquivo em idade permanente e estaria voltada para o público composto por pesquisadores acadêmicos como os historiadores. A descrição transparecia, portanto, como atividade que tinha por fim possibilitar o acesso a um público representado, primordialmente, pelos pesquisadores acadêmicos.

Todos parecem concordar que a descrição deve respeitar a classificação dos documentos e que deve privilegiar primeiramente o nível mais geral do arranjo, o de fundo.

Geoffrey Yeo (2017) ao tecer um profundo debate a respeito da descrição arquivística ressaltou os questionamentos que especialistas canadenses e australianos, defensores do record continuum, estão formulando sobre o que chamam de descrição retrospectiva. As críticas e os questionamentos são atribuídos ao modelo de descrição utilizado pelos adeptos do ciclo vital e que descrevem os arquivos quando recolhidos aos depósitos de guarda permanente. O resultado disto é que se observa um grande volume de documentos que se concentra nos arquivos e aguarda a descrição para posteriormente serem disponibilizados para consulta.

Ao analisar como está se desenvolvendo a descrição de documentos eletrônicos, Jean Dryden (1995) anotou que esta atividade ainda apresenta uma evolução lenta se comparada com demais aspectos relacionados aos documentos eletrônicos. Ao estudar como a descrição se apresenta em três instituições custodiadoras de arquivos eletrônicos nos Estados Unidos e no Canadá[7], o autor verificou que as mesmas produzem informações e produtos de descrição, mas que esta produção é fragmentada e não se encontra integrada em uma única função.

Dryden lembra ainda que hoje já se reconhece que a descrição é um processo contínuo, independentemente do “meio” dos documentos e que, uma vez que os documentos eletrônicos não podem ser analisados somente por exame visual, há a necessidade de se coletar informações descritivas produzidas desde o momento de transferência dos documentos. O autor também apresentou que diferentes elementos de descrição e produtos serão necessários e segundo os diferentes tipos de documentos eletrônicos e, particularmente, no nível mais baixo de descrição. Apontou, ainda, que as atuais normas de descrição não abarcam a descrição de aspectos dos documentos eletrônicos, o que exige a reflexão sobre novos produtos e práticas para descrição destes documentos. Mencionou que documentos eletrônicos apresentam muitas diferenças em relação ao documento tradicional, mas que ainda assim não devem ser observados de forma isolada.

Normalização da descrição arquivística

A partir da década de 1980, foram elaboradas as primeiras normas de descrição arquivística e que sofreram influência das normas de descrição da biblioteconomia, embora tenham incorporado o respeito aos fundos, o princípio da proveniência e a descrição multinível em suas orientações. Percebemos que todo o amadurecimento da arquivística passou bem próximo às técnicas adotadas pela biblioteconomia quando normas comoAnglo-American Catalogue Rules (AACR2) e Machine Readable Catalogue (MARC) orientaram a produção das normas para descrição de arquivos. Partindo da descrição de itens, estas normas passaram a propor a descrição dos conjuntos documentais, aproximando-se cada vez mais da lógica de organização dos arquivos. Em 1983, foi publicada uma versão da MARC para documentos arquivísticos, o Archival and Manuscripts Control (MARC AMC) e também o Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM).

Em 1986, foi publicada a primeira versão do Manual of Archival Description (MAD), proposta pelo Reino Unido e coordenado por Michael Cook que, em 2000, ganhou sua terceira versão. Em 1990, foi lançada a primeira versão da norma canadense, Rules For Archival Description (RAD), organizada pelo Bureau of Canadian Archivists. Em um segundo momento, em 2001, norte-americanos e canadenses se reuniram para elaborar uma norma em comum e deste trabalho resultou, em 2004, a publicação da norma norte-americana Describing Archives: a Content Standart - DACS e em revisões na RAD. Também em 2004 a RAD2 foi disponibilizada para consulta e apontamentos e, desta discussão foi publicada, em 2008, outra versão da norma. A DACS ganhou uma segunda edição em 2013.

Ainda em final da década de 1980, teve início uma série de discussões e articulações que culminou na elaboração da primeira versão da Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, ISAD (G), em 1994, trabalho realizado pela Comissão ad hoc de Normas de Descrição, submetida ao Conselho Internacional de Arquivos – CIA. No ano de 2000, foi publicada uma segunda edição da norma internacional.

Se no domínio das bibliotecas, a normalização se impôs como uma necessidade já desde os finais do século passado, tendo surgido, em vários países, regras e princípios de catalogação, no domínio dos arquivos esta vertente tardou muito mais a desenvolver-se. Contudo, é a introdução de meios informáticos no trabalho dos arquivistas que vem ‘impor’ maior disciplina na forma de apresentar os dados descritivos, condição essencial para se conseguirem realizar pesquisas com sucesso. (SILVA, 2009, p.187).

Segundo Lúcia Maria Velloso de Oliveira, os três países, Inglaterra, Canadá e Estados Unidos, ao revisarem suas normas, procuraram se adequar à ISAD (G).

A norma internacional, por sua vez, trazia o conceito de ponto de acesso definido como “nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que se utiliza para pesquisar, identificar e localizar uma descrição arquivística” (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2001, p.15). Neste momento, começa a se ampliar a discussão em relação à indexação e ao controle de vocabulário.

Michael Cook (1992) afirmou em artigo publicado na revista Archivaria, em 1992, que a MAD2 ainda não explicitava nada em relação aos pontos de acesso e assuntos para controle de autoridade, mas que estes itens deveriam participar de discussões em futuras revisões da norma. Tanto a DACS como a RAD absorveram o conceito de ponto de acesso e as definições são bem semelhantes à da norma ISAD(G).

Segundo Oliveira,

outrora, a questão dos pontos de acesso restringia-se aos índices, usualmente onomástico ou temático, complementares aos inventários. Contudo, a web e as novas tecnologias de informação e comunicação ampliaram os canais para busca de informações e mudaram gradativamente os perfis de usuários e a forma como estes realizam suas pesquisas. (OLIVEIRA, 2010, p.55).

Devido à importância dos pontos de acesso, foi publicada, em 1996, outra norma para orientar o controle de autoridade, a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias, a ISAAR (CPF). A norma constitui-se de regras para descrição de entidades coletivas, pessoas e famílias relacionadas à produção e manutenção dos arquivos e que podem ser citados nas descrições, mas não orienta sobre a produção de vocabulário controlado com termos por assunto. Entretanto, recomenda que estes instrumentos sejam construídos nacionalmente e que para tal existem normas ISO que devem ser verificadas: ISO 5963 Documentation - Methods for examining documents, determining their subject, and selecting indexing terms, ISO 2788 Documentation – Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri e ISO 999 Information and documentation – Guidelines for the content, organization and presentation of indexes.

No Brasil, em 2006, a Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística, submetida ao Conselho Nacional de Arquivos, (Conarq), produziu a Norma Brasileira de Descrição Arquivística, a NOBRADE, elaborada a partir da ISAD (G) e da ISAAR (CPF) e que propôs algumas mudanças e notas explicativas em relação à norma internacional. Entre as mudanças propostas pela NOBRADE, está a inclusão de uma área denominada de pontos de acesso e indexação de assuntos, na qual devem ser registrados os termos para localização e recuperação da unidade de descrição. Desta forma, vemos que a norma brasileira incorporou, para a descrição arquivística, a produção do tesauro e da indexação, seja por assunto ou nomes de entidades, pessoas ou famílias, ou por tipologia documental ou funções. A Norma ainda estabelece os procedimentos necessários para a elaboração da indexação através da construção do vocabulário controlado e sugere quais elementos de descrição poderiam ser usados como fornecedores de termos para indexação.

Considerações finais

Até a primeira metade do século XX, o usuário habitual dos arquivos permanentes eram os pesquisadores acadêmicos e os usuários dos arquivos correntes e intermediários eram os próprios funcionários das instituições produtoras e acumuladoras de tais documentos e relacionados com sua administração.

No Brasil, a promulgação da Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispôs sobre o Acesso à Informação, reforçou e oficializou algo que já vinha acontecendo desde o final do século XX e que se referia à necessidade de acesso qualificado da população aos arquivos. A Lei n°8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispôs sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, definiu que os documentos públicos em idade permanente deveriam ser de livre acesso, com exceção para os casos em que o acesso ferisse a honra e a intimidade do indivíduo ou que pudesse colocar em risco a segurança do Estado. Durante as primeiras décadas do século XXI assistimos a uma ampliação sobre a demanda para o acesso aos documentos de arquivo e este acesso deveria acontecer de forma rápida e a mais exata possível. No entanto, verificamos que realizar busca com rapidez e exatidão em grandes volumes de arquivos não se mostra como uma tarefa fácil. Podemos afirmar que os arquivos ainda estão em busca desses resultados.

A partir da segunda metade do século XX, ocorreram mudanças quanto ao entendimento sobre o acesso aos arquivos, resultado da cristalização de regimes democráticos no Brasil e na América Latina, e devido à publicação de legislação que determinou a respeito do acesso à informação e que garantiu acesso amplo aos dados, informações e documentos públicos para qualquer pessoa interessada e, também a partir do avanço das tecnologias da informação que com novos sistemas e demais recursos tecnológicos possibilitaram outros meios de difusão da informação e dos documentos. A Lei nº 12.527/2011 foi de absoluta importância, pois deixou claro que informações e documentos dos órgãos públicos poderiam ser acessados desde o momento de sua produção e acumulação. Ou seja, não precisaríamos mais aguardar até que tais documentos chegassem em sua fase permanente para que fossem acessados.

O século XXI nos apresenta um cenário no qual visualizamos um público maior de usuários em potencial para os arquivos, mas, por outro lado, temos ainda arquivos volumosos à espera de descrição.

A descrição chamada retrospectiva parece não responder à atual necessidade de acesso que se mostra determinada, em grande parte, pelo desenvolvimento das tecnologias da informação que estão em frequente transformação e pela ampliação do público que busca pelos documentos de arquivo.

Os instrumentos de pesquisa (catálogos, inventários e guias), produzidos pela atividade de descrição e que se baseiam no modelo do ciclo vital, não respondem às atuais demandas de pesquisa, mas, esta ineficiência se explica por conta da metodologia empregada para sua produção ou por conta das informações registradas nestes instrumentos?

Podemos ainda nos perguntar se as normas de descrição teriam, até o momento, contribuído mais para o controle e construção de conhecimento sobre os arquivos e por parte dos arquivistas do que para o acesso ao usuário.

Na literatura, a descrição está relacionada diretamente ao acesso, enquanto formuladora de possibilidades e meio de acesso aos arquivos, mas como alguns autores apontaram, não apresenta um desenvolvimento contínuo e profícuo. Reconhece-se que a descrição está atrelada ao acesso, entretanto, devemos entender porque as possibilidades de amplo acesso e as questões que se relacionam ao acesso, como estudos sobre usuários, não participam de amplos debates da arquivística.

Através de qual outro meio, senão pela descrição dos arquivos, o usuário poderia ter acesso aos documentos?

No modelo do ciclo vital, que identifica as diferentes fases de vida dos arquivos, desde sua produção até sua eliminação ou guarda permanente, a descrição dos documentos respeita e preserva o princípio da proveniência e a descrição multinível, uma vez que a descrição ocorre privilegiando os níveis de fundo e série documental e mantém as relações entre os documentos e as informações sobre o contexto de uso.

Nas passagens dos séculos XX para o XXI, percebemos que a compreensão sobre o acesso aos arquivos também passou por transformações. Anteriormente, quando falávamos em pesquisa e consulta pensávamos em públicos bem definidos e caracterizados. A recente compreensão da necessidade de acesso amplo aos arquivos em idade corrente e intermediária, além daqueles em idade permanente, está exigindo revisões e atualizações nas ações relacionadas à descrição dos arquivos e na produção dos instrumentos de pesquisa.

Assim, percebemos que a ideia de acesso abrange também os arquivos correntes e intermediários, mas os meios e instrumentos que permitirão este acesso não estão postos e definidos. Os instrumentos de pesquisa que conhecemos até então procuram responder às consultas aos arquivos permanentes, mas não foram pensados para aplicação aos arquivos desde a sua produção.

Notamos que faltam estudos sobre o usuário do arquivo e sobre os meios de busca e acesso aos documentos e que estes estudos é que poderiam contribuir para a redefinição das normas de descrição para acesso.

Notas
Bibliografía