No extenso território do Arquivo Público do Estado de São Paulo - APESP, em uma das salas técnicas, localizada no prédio mais antigo da atual sede do APESP, trabalham Altieris Araújo, Edilmar Barbosa e Décio dos Santos. O setor de atuação dos três é no Núcleo de Acondicionamento e Encadernação (NAE), um dos mais comentados e admirados durante as visitas monitoradas, e que tem a missão de proteger e guardar os documentos; tarefa nada fácil, mas feita com maestria pela equipe.

“O Núcleo de Acondicionamento e Encadernação foi criado na reestruturação do APESP em 2009, pois antes disso todas as atividades de acondicionamento e encadernação eram desenvolvidas pelo setor de Preservação, que, na época, era um Núcleo. Hoje, com estrutura própria, o NAE é uma grande ferramenta para a preservação do documento”, comenta Altieris.

O Arquivo Público do Estado de São Paulo é uma das poucas instituições que ainda confeccionam seus próprios acondicionamentos, o que eleva o grau de cuidado, destreza e organização. “A grande vantagem de se ter um Núcleo com infraestrutura e funcionários capacitados proporciona um trabalho com muito mais qualidade para a elaboração e produção dos acondicionamentos, no momento e no formato exato em que o Arquivo precisar”, afirma o diretor.

Edilmar, mais conhecido como Edi, está há 18 anos no Arquivo. “Com a criação do Núcleo de Acondicionamento, as coisas evoluíram bastante. Todo esse período de trabalho no APESP tem sido bom, colaborando para a minha formação; aprendi não só as técnicas de encadernação e acondicionamento, mas conceitos de Conservação, História e Arquivologia”, ressalta.

A cada novo projeto, a equipe de acondicionamento divide suas tarefas em três etapas:

I – Analisar o conjunto documental e mensurar suas especificações;

II - Escolher o material de acondicionamento adequado para cada suporte e desenhar croqui para confecção de faca gráfica ou para corte manual;

III – Produzir os acondicionamentos.

Na elaboração, o grupo trabalha em conjunto. “O planejamento do acondicionamento adequado tem que ser bem criterioso, pois consiste na análise dos seguintes fatores: local de guarda, suporte do documento e a escolha do material para confecção do acondicionamento. Vale salientar que os materiais a serem usados devem ser estáveis quimicamente e resistentes a agentes de degradação”, ressalta o diretor.

O modo do trabalho é singular. As principais ferramentas utilizadas para confecção dos acondicionamentos são: máquinas de corte e vinco, guilhotinas elétrica e manual, encadernadora espiral e seladora.

O trabalho harmônico e técnico da equipe chama a atenção dos visitantes. A destreza e o cuidado com os projetos é o que destaca o Núcleo na criação dos acondicionamentos. Afinal, “não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos”, conforme mencionado por Norma Cassares no manual “Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas”. Para consultar este manual acesse: http:// www.arquivoestado.sp.gov.br/ site/ publicacoes/ tecnica.

“O trabalho desenvolvido no núcleo exige uma capacitação e atualização constante dos funcionários, pois as atividades requerem várias habilidades; é um trabalho técnico-científico”, diz o diretor.

Com os avanços tecnológicos e a digitalização de arquivos, a equipe de acondicionamento e encadernação faz uma reflexão sobre o futuro da atividade na instituição. “Conversar sobre as novas tecnologias, nós até conversamos. Com o surgimento dos documentos natodigitais, tem que ter uma preocupação, sim, com a preservação dos documentos digitais e acondicionamento dos Storages”, comenta Décio. Apesar disso, ninguém da equipe acredita que o acondicionamento vai acabar. “A questão do acondicionamento não abrange o simples fato do suporte textual. O acondicionamento está em todo canto, como por exemplo para você guardar um HD, é preciso uma proteção específica. O acondicionamento acompanha o processo, se adapta”, conclui Altieris.

O APESP, por meio dos seus servidores, tem dialogado no que tange à necessidade de inovação dos trabalhos realizados de forma criteriosa e atenta às normativas de preservação, proteção e tratamento técnico em todo ciclo de vida do documento.

Esta reflexão é válida e tem quebrado paradigmas, considerando a forma pela qual o APESP tem sido visto pela administração pública, sociedade e pelos servidores.

“Quando eu vim para o APESP, eu não imaginava esta imensidão. Todo este trabalho desenvolvido na Instituição me fez ver a importância da função social do Arquivo. Antes os Arquivos e Bibliotecas eram conhecidos como formas de castigo para os funcionários que não se adequavam em outras instituições. Porém, o Arquivo do Estado nas últimas décadas começou a mudar essa visão, através da difusão e capacitação mostrando nas suas atividades a importância da preservação da memória pública”, conclui Décio.

O comprometimento com o trabalho é demonstrado de forma intensa pela equipe de Acondicionamento, que, apesar de pequena, exerce importância imensurável e essencial para o desenvolvimento contínuo das atividades do Arquivo Público do Estado.