Meu nome é Fernando Aparecido de Oliveira Meyer, eu sou um dos integrantes da CADA da Secretaria de Saúde, graduado em história e com pós-graduação na área; já fui servidor público da Secretaria da Educação como professor de história e depois acabei ingressando na Secretaria de Saúde na condição de Executivo Público trabalhando com arquivo médico. Fui convidado pelo coordenador da CADA, Marcelo Araújo, a ser um representante do gabinete da Secretaria de Estado da Saúde, juntamente com a Sandra.

Meu nome é Sandra Sontnik Gonik, sou formada em história, entrei para a vida dos arquivos em um museu. Trabalhei quando o Memorial do Imigrante ainda era o Museu da Imigração, que era na Consolação. E a gente foi pesquisar a documentação sobre imigração aqui no Arquivo do Estado. Fiquei parada um tempo, quando voltei, fui para o Museu da Imagem e do Som. Trabalhava com arquivos permanente e corrente na Secretaria de Cultura. Fiz curso de Arquivologia pelo CEDIC, na PUC-SP[1], e estou terminando a pós-graduação em gestão arquivística na FESP[2]. Também fui compor a CADA da Saúde a convite do Marcelo Araújo.

Eu sou Sueli Penha da Silva, há seis anos na Secretaria de Justiça e desde 2013 sou coordenadora da CADA e diretora do Centro de Arquivos e Gestão de Documentos da Secretaria da Justiça, que é uma das secretarias mais antigas do Estado e que trata diretamente de Direitos Humanos e Cidadania. Eu sou formada em administração de empresas e pós-graduada em gestão pública. Eu trabalhava na Secretaria de Saúde da prefeitura municipal no setor de engenharia onde eu fiz toda a organização dos documentos. Já trabalhei na ETEC, dando aula e trabalhei na Prefeitura de São Bernardo. Sempre trabalhei na área administrativa. Como sou formada em administração geral, tudo gira em torno de documentos.

Sandra: A CADA da Secretaria de Saúde existe desde o ano de 2000. Nesse período algum trabalho foi feito, mas não se consolidou. O que ficou desse primeiro momento foram as SUBCADAs. A partir de 2008, quando o Marcelo assumiu ele teve essa visão de que se não tivesse algum ponto de contato nas unidades o trabalho não ia acontecer. Então, ele criou as SUBCADAs. Trabalhamos exclusivamente em função da CADA, não temos nenhuma outra atribuição.

Fernando: Temos um coordenador, que é o Marcelo Araújo e mais 20 pessoas em diversas coordenadorias. Algumas coordenadorias têm mais de uma pessoa por serem muito grandes, como, por exemplo, o Instituto Butantã. Começamos a estruturar o trabalho pela sede e visitamos todas as coordenadorias.

Sueli: A comissão na Secretaria de Justiça foi estruturada três vezes, porque há mudança de funcionários, há mudança de gestão, alguns entram, outros saem e acaba tendo essa descontinuidade. É uma comissão que não é liberada para atuar exclusivamente para a política de gestão documental. Atualmente somos 14 nomeados, mas três é que tomam a frente do trabalho.

Fernando: A partir de 2014, começamos o trabalho de visitação nas unidades da Secretaria. Começamos pela sede e visitamos coordenadorias. Visitamos todos os órgãos, todos os departamentos regionais de saúde, ligados à coordenadoria, todos os hospitais ligados à administração direta, são 44 ao todo.

Sandra: A gente vai falar de gestão documental e instruir sobre o uso dos instrumentos da gestão documental, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade. Orientamos sobre práticas que não estão de acordo com as normas e explicamos a aplicação da tabela de temporalidade. Fazemos treinamentos nas instituições, visitamos os arquivos.

Fernando: Nessas visitas, instalamos as subcomissões, em cada um dos órgãos. A Secretaria além de muito grande é diversificada; trabalhamos com muitas áreas do saber e com diversas categorias profissionais, algumas delas lidando com os mesmos documentos.

Sandra: O nosso trabalho é essencialmente de diálogo, convencimento, sensibilização, instrução. Vamos aos locais de guarda de documentos, orientamos minimamente sobre conservação preventiva, falamos das instruções normativas, apresentamos o manual de protocolo e esse tipo de coisa.

Fernando: Não realizamos diagnósticos dos locai, mas atendemos a uma demanda específica que o Arquivo Público que solicitou um diagnóstico quantitativo de documentos nas áreas, principalmente de documentos produzidos até 1940. Esse levantamento já está terminando. Isso foi interessante, pois as informações das áreas foram envias para as sub- comissões que acabaram tendo essas informações. Agora elas têm o seu diagnóstico de quanto documento tem em cada setor e sabem quais estão mais colapsados.

Sandra: Nós ainda não entramos na análise aprofundada sobre os tipos documentais da Saúde. Esse trabalho até já foi iniciado pelo APESP. Ainda estamos na fase de tentar padronizar as informações e procedimentos sobre gestão documental.

Fernando: Esses estudos só começarão quando retomarmos a produção da tabela de atividades-fim. Nós identificamos atribuições da atividade-fim de diversos órgãos para compará-las. Levantamos atividades de coordenadorias, instituto de pesquisa, hospitais, nesse caso, um de cada especialidade e um geral, pegamos um da capital e um do interior. Tentamos ver o que é comum e o que é específico às instituições. Mas já identificamos alguns tipos documentais importantes. Por exemplo, os POPs (Procedimentos Operacionais Padrão). Geralmente este é um documento discutido entre os profissionais dos setores e com a diretoria e que para ser organizado tem que ser levado em conta todas as resoluções, pareceres e recomendações dos órgãos de classe. É um manual de procedimentos, tudo normatizado. Por exemplo, num laboratório, como se deve fazer para lidar com uma amostra, como coletar de forma correta, e isso se reflete em documentos e formulários.

Sandra: Ou seja, você pode ter registros de conceitos e procedimentos de períodos históricos diferentes. Chegamos a verificar estudos baseados em POPs que definiam procedimentos para limpeza dos quartos de hospitais de períodos diferentes.

Fernando: Por meio desses documentos, como POP, atas dos hospitais, se pode revelar a história de procedimentos da saúde pública de determinados locais. História de técnica de diferentes áreas do saber, como a microbiologia, enfermaria, atuação do médico, da biomedicina, da genética, dos laboratórios etc. Toda essa informação técnica da rotina está presente nos POPs.

Sandra: Já iniciamos estudos de formação de prontuários de pacientes, verificando diferentes nomenclaturas para documentos que certamente têm mesma função.

Fernando: Não se trata apenas de nomenclatura do documento. As áreas se apropriam de forma diferente de mesmos tipos documentais. Ou seja, a padronização se refere também aos procedimentos em relação aos documentos. Já nos deparamos também com outro tipo de dificuldade, quando da compilação dos dados das atividades-fim, como de documentos em suportes muito variados: película, imagens de órgãos a de raio X. No setor de anatomopatologia tem placas, lâminas com tecidos humanos, amostra de sangue, blocos de cera, material genético. Isso é documento de arquivo, pois foi produzido do exercício de atividades para fins de prova. São suportes, gêneros e tipologias documentais variadas encontradas em hospitais e setores de pesquisa. Se o arquivo considerar isso de guarda permanente, terá que possuir equipamentos com nitrogênio líquido. Tem setores que produzem vacinas. É uma documentação muito rica, com valores de provas jurídicas, previdenciária, acadêmica, epidemiológica etc. A tabela-fim da saúde é muito mais complexa. Como discutir a temporalidade dos prontuários de pacientes? Por exemplo, no caso de um prontuário que registre uma doença com componente hereditário muito forte com repercussão em descendentes, como avaliar um documento desse tipo? Claro que será avaliado se essas informações serão encontradas em outro tipo documental que não nos prontuários individualizados, como relatórios da vigilância sanitária, por exemplo.

Sueli: Organizar a documentação foi uma das atividades prioritárias que o próprio gestor da área solicitou, ele precisava, pois tínhamos muitas dificuldades para recuperar informações. O gestor pediu para organizar a documentação, pois quando necessitávamos saber informações sobre um projeto, um processo, não conseguíamos recuperar informações. Precisávamos dos projetos iniciais de construção dos fóruns, por exemplo, e não os encontrávamos. A Secretaria é de 1889, começamos a aplicar a tabela de temporalidade das atividades-meio e a elaborar a das atividades-fim há dois anos. Nós temos um problema, pois não atuamos exclusivamente para difundir a política de gestão documental e temos que executar o serviço da área e, quando der tempo, executar o serviço da CADA.

Sandra: Nem sempre os funcionários sabem da existência do Arquivo do Estado, muito menos que existem normas. Em muitos lugares em que chegamos, a primeira visão que eles têm de Arquivo é aquela de depósito de papel velho. Ninguém tem a noção de que existe um órgão, normas, procedimentos e uma ciência por detrás daquilo.

Fernando: Às vezes até há essa consciência de que há uma norma, mas não sabem qual é essa norma e quem é responsável pela aplicação dela. A Secretaria da Saúde é muito grande e diversificada; é difícil tirá-la da inércia, desenvolver um trabalho desse porte, mas parece que agora pegou velocidade. Um dos nossos maiores desafios é ser pedagógico, ser o mais claro possível, pois esse é um tema difícil, delicado, complexo e é visto com preconceito. Temos que romper resistências, e nosso público é muito diversificado. Num hospital há pessoas que trabalham na área administrativa, com formação heterogênea: há médicos, enfermeiros, oficiais administrativos, nutricionistas, fisioterapeutas e muitos outros. São pessoas com diversas origens e formações, acadêmicas ou não. Você tem que aproveitar esse momento da primeira visita, para apresentar a gestão documental de forma clara, ter um discurso claro que atinja a todos eles ao mesmo tempo, pessoas das mais diferentes áreas do saber: a pessoa do laboratório, do arquivo médico, o enfermeiro, o médico, a pessoa do RH. Não é fácil. Além do mais, quando vamos a um hospital ou ambulatório, ali tem muita demanda de cidadãos e temos que encontrar um jeito de não prejudicar os serviços que são essenciais. Também temos dificuldades para instalar subcomissões, pois muitos resistem a absorver trabalhos além daqueles que já executam de suas áreas.

Sandra: Tinha casos de pessoas que tinham sido indicadas para subcomissões sem serem consultadas, mas, em muitos casos, quando nos ouviam falar do trabalho, ficaram encantadas e animadas para colaborar, pois aquilo ia ser importante para os trabalhos deles.

Fernando: Quando fazemos a visita, procuramos quebrar aquela resistência de quem acha que estamos levando novas demandas, mas que estamos levando solução para demandas já existentes.

Sandra: Isso, não se trata de trabalho novo, gestão documental se faz de alguma forma; o que dizemos é que vai se fazer a gestão de acordo com as normas institucionalizadas pelo Estado.

Fernando: Encontramos duas situações, desde a resistência daqueles que são ciosos com os “seus” arquivos, até aquela satisfação de alívio por ter profissionais que os ajudem a pensar e organizar os arquivos, colocar os “pingos nos is”, instruir sobre normas, mostrar que existe um órgão voltado para esses problemas.

Sandra: Na verdade, os funcionários dos arquivos experimentam uma realidade em que os espaços já estão completamente saturados, e quando nos colocamos, eles enxergam que finalmente existe uma luz no fim do túnel, que podemos fazer alguma coisa.

Fernando: Uma pergunta que ouvimos com frequência é “qual o prazo que temos para fazer isto?”, e nós dizemos “é importante que comecem”. Não dá para estipular prazos para realidades tão diferentes. Há órgãos criados há 5 anos e outros que acumulam há mais de 100 anos, não dá para uniformizar o atendimento.

Sueli: Havia dificuldade, às vezes, de encontrar a sequência lógica de como foi a evolução dos projetos. Há resistência a tudo que é novidade; é do ser humano. Realmente, há dificuldades, mais por falta de conhecimento. As pessoas acham que você está mudando porque você entrou com uma gestão nova e você tem que implementar e não que existe uma legislação a ser cumprida; que foi feito estudo técnico, um estudo do governo com todos os órgãos envolvidos, um trabalho muito grande, de vários anos, em prol dessa melhoria. E as pessoas não têm esse conhecimento do processo que foi elaborado. Então, a dificuldade é cultural e de desconhecimento da legislação, de conhecimentos... São os dois lados.

Sandra: Esse problema do conhecimento do servidor é sério, mas aí dependemos da visão do gestor. Em determinada situação, fomos verificar a documentação de um hospital e vimos que as pessoas que trabalham no protocolo e no arquivo não são da área; são servidores deslocados a contragosto para aquela função. É muito difícil ter alguém que não é da área de arquivo, que não possui conhecimento específico, porque não se capacitou e ter que pensar sobre eliminação, por exemplo. Normalmente, são servidores sem qualificação. Às vezes são treinados, mas aquilo não ficou muito consolidado. Encontramos um caso de hospital que proporcionou um curso de arquivo para dois funcionários, mas essa não é a regra.

Sueli: É essencial você ter um conhecimento técnico do propósito daquela unidade, daquele serviço, do objetivo da secretaria, da velocidade com que aquele documento precisa ser tramitado. A demanda do cidadão em um órgão público se transforma em documento, e aquele documento é nosso objeto final. Tudo isso segue uma sequência lógica, em que se você não tiver um conhecimento técnico de cada área que vai ser preciso, você acaba atrapalhando. É preciso entender que quando falamos de documento, não se trata apenas de um papel, pois atrás daquele papel tem necessidades de uma pessoa, tem uma vida.

Fernando: Tentamos fazer com que gestores e o pessoal da área administrativa percebam que alguns dos documentos que eles produzem possuem valor probatório e histórico. Esse documento produzido hoje daqui a algumas décadas poderá ser utilizado na produção histórica da saúde pública, história da medicina. A gestão documental é articuladora, ela se choca de frente com os problemas de fragmentação dentro do aparato burocrático, ela é estratégica. É importante que o gestor perceba isso. O documento surge e começa a tramitar no seu ciclo de vida, sendo a parte visível sobre como cada setor se comunica, então nós vamos identificando esses problemas.

Sueli: Para que um serviço dessa magnitude funcione, é essencial que haja uma sinergia entre a chefia, os gestores e o operacional. Isso só é possível quando houver uma sensibilização e um conhecimento da importância disso. A cultura, infelizmente, ainda é "documentos é problema do protocolo e do arquivo", ou seja, não é uma solução de todos. Porque o documento é produzido para solucionar, e não trazer problemas, mas ele carrega esse estigma de ser problema. O que dificulta muito é essa falta de sensibilização. Nós tivemos três mudanças na hierarquia superior e essas mudanças impactam nos trabalhos de gestão documental que perdem constância e continuidade. Aí, temos sempre o desafio de conscientizar os gestores que chegam. A maioria dos gestores não tem a consciência dos trabalhos. Tem que ter os funcionários que atuem conforme às normas, para que eles possam transmitir para os gestores que estão entrando, como é a correta funcionalidade da secretaria, porque os documentos são classificados pela funcionalidade e não pelo departamento, isso é essencial para que ela atinja o seu objetivo. As gestões estratégicas nem sempre chegam aos funcionários, mas chegam aos dirigentes; o certo seria essa unidade entre gestor e funcionários ter o mesmo objetivo e criar meios para que seja atingida a gestão documental.

Fernando: Tivemos que fazer um esforço muito grande para deixar bem claro que tanto as CADA's quanto as subcomissões tinham um papel dentro da instituição de articular a gestão documental. Um papel pedagógico. Tínhamos de deixar bem claro que, qualquer servidor e colaborador que produz, recebe, guarda documentos, mexeu com documentos de alguma forma, está dentro da gestão documental. Ela acontece nas pontas, no balcão de atendimento, no SAME, na enfermaria, todo o profissional que produz e executa um documento em suas atividades, cumprindo suas atribuições legais, está dentro da gestão documental; ela perpassa todo mundo, o trabalho da subcomissão é apenas de articular, integrar e disseminar as informações que vem da CADA ou do Arquivo Público do Estado. Mas, aí aparecem conflitos, como por exemplo, sobre os papeis de cada instância. A quem cabe a avaliação e eliminação, ao setor, à CADA ou à subcomissão? Então, mostramos que o trabalho tem que ser coletivo, envolver todos. Os documentos podem estar no setor de protocolo ou no arquivo intermediário, mas na hora de avaliar, quem conhece o conteúdo das caixas e pode avaliar prazos de guarda dos documentos é o setor produtor. Se eles não se envolverem na avaliação, esta não funcionará bem. Hoje sabemos que as comissões que melhor funcionam são aquelas que melhor articulam os trabalhos. Ou seja, a gestão força a integração de um trabalho que é fragmentado.

Sandra: Do mesmo jeito que damos suporte nas unidades, quando não o conseguimos, o nosso suporte é o Arquivo, que nos orienta sobre como fazer, como vamos falar para as pessoas para recolherem as informações, para fazer a tabela-fim. Quando vamos iniciar uma ação que achamos que podemos ter dificuldades, vamos no APESP e conversamos. Quando sentimos algum tipo de resistência, procuramos o APESP para saber como proceder nesse caso. Tudo o que fazemos está pautado e normatizado pelo Arquivo do Estado.

Fernando: É uma parceria. Quando fomos desenvolver os Procedimentos Operacionais Padrão (POP’s), estabeleceu-se um diálogo bacana entre o órgão, a CADA e o APESP. Para dar conta desse documento, vinham as perguntas e voltavam as respostas. E saiu uma orientação tão bacana que funcionou para todas as unidades ao mesmo tempo.

Sueli: O Serviço de Protocolo, o da CADA e o APESP são ações diferentes, porém complementares. Isso é essencial, ele cumpre o ciclo. Protocolo e Arquivo cuidam da produção desse documento, o Protocolo registra e cadastra. Mas a avaliação e classificação é do pessoal do Arquivo. Ou de quem está produzindo, quem vai utilizar aquela documentação para fazer a classificação correta. O Protocolo vai tramitar essa documentação. O Arquivo vai colocar disponível essa documentação. A CADA vai fazer a avaliação das tabelas de temporalidade, vai ver a legislação, o fundamento jurídico daquilo, a temporalidade. É essencial que toda a documentação seja avaliada constantemente, porque hoje eu posso ter um documento que seja útil durante cinco anos, porém eu preciso de um prazo de guarda de segurança do documento de mais um ano; amanhã essa legislação muda. Então, é preciso essa dinâmica de produção, atualização das tabelas, para que o documento continue no seu fluxo e para que eu possa realmente atingir a finalidade que eu necessito, de forma que eu possa otimizar o serviço, melhorar o meio ambiente e melhorar a qualidade de vida do servidor.

Fernando: Estamos começando a nos apropriar e conhecer o que temos em nossas mãos, que é o que não sabíamos.

Sandra: Eu acho que sou uma felizarda... É por isso que acho que sou uma sortuda, porque eu faço o que eu gosto e recebo para isso.

Sueli: É importantíssimo o apoio técnico, principalmente, para as comissões dos servidores e expressar a importância dessa gestão documental para os dirigentes e para o alto escalão. A gestão documental é uma das estratégias presentes no planejamento plurianual de 2016 a 2019, e tem a ver com modernização, meio ambiente etc. Eu acredito que a gestão documental não vem a beneficiar os órgãos somente; ela atinge um âmbito bem maior, que diz respeito à eficiência pública, à qualidade. Quando você começa a fazer a gestão do documento, você começa a analisar a funcionalidade do órgão como um todo e a relação desse órgão com o cidadão, com o governo e com o país. Então a coisa toma uma amplitude muito maior. Quem se beneficia é aquele cidadão que fez a solicitação, o funcionário que está trabalhando ali e a gestão pública como um todo.