O ofício é um documento eminentemente ligado à administração pública, visto que é a forma padronizada de troca de informações dos órgãos públicos entre si e destes com particulares ou entidades privadas, desde que a informação tenha caráter institucional. Usado para comunicar ou solicitar algo, é um meio de comunicação exclusivamente externo, já que para o âmbito interno de uma organização existem o memorando e a comunicação interna, sendo característica do ofício, portanto, o intercâmbio.
No que se refere aos assuntos tratados através de ofícios, a relação é ampla, sendo comum, contudo, que tratem de assuntos ordinários, isto é, rotineiros, cotidianos, caracterizando-se pela sua informatividade. Não obstante, devido ao fato de ser um documento oficial, deve ser entendido como um componente das relações burocráticas e hierárquicas existentes no âmbito da administração pública, sendo marcado pela formalidade resultante de sua natureza jurídico-institucional.
Escritos em papel timbrado, numerados e arquivados nas instituições emissoras e recebedoras, os ofícios traduzem e transparecem a autoridade e relevância da instituição que os emite, sendo assinados, geralmente, pela maior autoridade da instituição emissora, prática que permaneceu inalterada desde os tempos do Brasil Colonial até os nossos dias.
