O Departamento de Preservação e Difusão de Acervo é responsável pela custódia da documentação permanente depositada no Arquivo Público do Estado. É sua responsabilidade preservar todos os documentos que estão sob sua guarda, constituindo-se como um serviço público aos cidadãos e fomentando o acesso aos documentos que integram uma parte da memória da sociedade sob responsabilidade do Estado.  A este programa de ação permanente do Departamento denominamos Memória Pública. 

As ações contínuas e projetos desenvolvidos no âmbito da Memória Pública envolvem o fomento de parcerias com outras instituições de memória, o recolhimento de acervos, seu tratamento técnico, sua armazenagem e disponibilização ao público. Parte expressiva dos documentos que constituem a Memória Pública foi produzida ou acumulada pelo Executivo estadual paulista, além dos documentos de origem privada custodiados pela instituição.

Também integram as atividades do Departamento a implantação e desenvolvimento de ações conjuntas com o objetivo de auxiliar na recuperação e preservação de acervos municipais em situação de risco.

O potencial cultural, de pesquisa e educacional do acervo é praticamente ilimitado.  A instituição já é uma referência para a pesquisa acadêmica e tem canalizado esforços na implantação de propostas de ação educativa voltadas aos professores de ensino fundamental e médio. Os recursos humanos e materiais investidos na preservação dos documentos devem retornar para a sociedade na forma de produção de conhecimento e ampliação da cidadania.